Débitos no Simples Nacional: como evitar a exclusão

A empresa com débitos tributários pode ser excluída do Simples Nacional. Mas a lei dá uma chance de permanecer: se ela comprovar a regularização em até 90 dias contados da ciência da comunicação de exclusão, continua no regime (Lei Complementar nº 123/2006, art. 31, § 2º, com a redação da Lei Complementar nº 216/2025; antes, o prazo era de 30 dias). O segredo é agir dentro desse prazo, sabendo exatamente o que se deve e a quem.

Por que um débito tira a empresa do Simples

A lei proíbe que fique no Simples Nacional a empresa que tenha débito com o INSS ou com as Fazendas Públicas federal, estadual ou municipal, quando a cobrança não estiver suspensa (LC 123/2006, art. 17, V). Isso vale para tributos federais, para o ICMS do estado e para o ISS do município.

O Supremo Tribunal Federal confirmou que essa exigência é constitucional (Tema 363 da repercussão geral, RE 627.543).

“Cobrança suspensa” é a situação em que o débito existe, mas não pode ser cobrado naquele momento. Acontece, por exemplo, quando ele está parcelado e em dia, ou quando há uma defesa administrativa ou uma decisão judicial que suspende a cobrança.

Como a empresa fica sabendo

A Receita Federal envia o Termo de Exclusão e o Relatório de Pendências pelo Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN). A ciência acontece na primeira leitura, se feita em até 45 dias; se a empresa não abrir o termo, a ciência é considerada no 45º dia. É dessa data que corre o prazo de 90 dias. Estados e municípios também podem notificar a empresa pelos débitos com eles.

Se a empresa não regulariza no prazo, a exclusão produz efeitos a partir do ano seguinte ao da ciência (LC 123/2006, art. 31, IV). Na prática, ela passa a recolher os tributos por outro regime de tributação, com mais obrigações e, muitas vezes, carga maior.

Quatro caminhos para regularizar

1. Pagar à vista. É o caminho mais simples quando o valor cabe no caixa da empresa.
2. Parcelar. Os débitos apurados no Simples Nacional podem ser parcelados em até 60 parcelas mensais, nas condições definidas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (LC 123/2006, art. 21, § 16). Débitos de ICMS e ISS cobrados fora do Simples seguem as regras do estado e do município.
3. Negociar com a PGFN (transação). Débitos do Simples inscritos em dívida ativa da União podem ser negociados por transação (Lei Complementar nº 174/2020). A transação pode trazer descontos sobre multas, juros e encargos, nunca sobre o valor principal. Para microempresas e empresas de pequeno porte, a lei admite redução de até 70% do total e prazo de até 145 meses (Lei nº 13.988/2020, art. 11, § 3º). Esses são os limites da lei. Os editais da PGFN, publicados periodicamente e acessíveis no portal Regularize, definem os percentuais e prazos de cada modalidade, que podem ser menores.
4. Discutir o débito. Se a cobrança tem erro, como um valor já pago, uma prescrição ou um cálculo indevido, é possível contestá-la. A contestação do termo é julgada pelos órgãos administrativos da União (LC 123/2006, art. 39, I). O prazo para contestar é mais curto que o de regularização e vem indicado no próprio termo; enquanto a contestação é analisada, a empresa continua no Simples.

Passo a passo para não perder o prazo

1. Levante todos os débitos. Emita o relatório de situação fiscal no e-CAC, consulte a dívida ativa no portal Regularize, da PGFN, e verifique as pendências no estado e no município.
2. Separe por órgão. Receita Federal, PGFN, estado e município têm canais e regras diferentes.
3. Escolha o caminho de cada débito. Pagamento, parcelamento, transação ou defesa.
4. Formalize e guarde os comprovantes. Recibos, termos de parcelamento e de transação.
5. Comprove a regularização dentro dos 90 dias. Não basta pedir o parcelamento: confira se o débito deixou de constar como pendência. Se ele não aparece mais no relatório de situação fiscal do e-CAC, já não motiva a exclusão.
6. Mantenha tudo em dia. Parcela atrasada pode levar à rescisão do acordo e a uma nova exclusão.

Quando procurar um advogado

Vale buscar orientação quando os débitos estão em vários órgãos, quando há dúvida se a cobrança está correta, quando o prazo está perto do fim ou quando a empresa já recebeu a comunicação de exclusão. A análise mostra quais alternativas cabem no caso e qual é a ordem mais segura para agir. Veja como funciona a regularização fiscal e a assessoria tributária mensal.

Perguntas frequentes

A empresa é excluída na hora? Não. Ela recebe a comunicação e tem até 90 dias, contados da ciência, para comprovar a regularização e permanecer no Simples.

Débito com o estado ou o município também exclui? Sim. A lei fala em débitos com as Fazendas Públicas federal, estadual ou municipal, além do INSS.

Parcelar resolve? O débito parcelado e em dia fica com a cobrança suspensa, o que atende à exigência da lei. O atraso nas parcelas pode desfazer o acordo.

Conteúdo informativo, que não substitui a análise individual de cada caso. Saiba mais sobre tributário para empresas.